管理學(xué)上有一個(gè)著(zhù)名的溝通漏斗理論：
個(gè)人的表達如果是100%的信息，那么團隊成員之間的溝通通常只能達到80%的信息，加上溝通環(huán)境、心理狀態(tài)、交流方式的影響，對方可能只能接收到60%的信息，而能夠聽(tīng)懂和理解的信息只剩下40%，等到最終執行的時(shí)候，也許已經(jīng)跌到了20%的水準上。
在現實(shí)中，我們也常會(huì )聽(tīng)到有人抱怨：
“我們的內部溝通非常頻繁，無(wú)論是上下級之間，還是平級之間都會(huì )進(jìn)行交流，可是為什么內部的執行還是一團糟呢？”
這是因為，一方只是傳達了信息，而不夠準確；另一方只是接收了信息，而不夠理解。
這一切，都是因為“無(wú)效溝通”，對此，如何破解，才能提高團隊執行力呢？
有效溝通的“4個(gè)步驟”
一般來(lái)說(shuō)，有效溝通有4個(gè)步驟：注意、了解、接受、行動(dòng)。
① 注意
所謂“注意”，就是引起溝通對象的關(guān)注，或者談?wù)搶Ψ礁信d趣的話(huà)題。
如果對方對類(lèi)似的話(huà)題非常感興趣，就可能會(huì )表現出愿意進(jìn)一步交流的愿望，這就為話(huà)題的延續創(chuàng )造了條件。
談?wù)搶Ψ礁信d趣的人或事，談?wù)搶Ψ綇奈唇佑|過(guò)的新鮮事物，尤其是那些不同尋常的事情，這些都會(huì )引起對方的興趣。
② 了解
所謂“了解”，其實(shí)就是指雙方在進(jìn)一步交流之后，挑起話(huà)題的這一方應該想辦法尋求一種共同語(yǔ)言，只有雙方在同一個(gè)話(huà)題上找到共同點(diǎn)，才能夠有效且順暢地將話(huà)題延續下去。
一般來(lái)說(shuō)，想要尋找共同語(yǔ)言，就需要事前進(jìn)行了解，比如觀(guān)察對方平時(shí)喜歡什么（包括衣服、食物、商品、運動(dòng)等不同的類(lèi)型），也可以觀(guān)察對方的神情，弄清楚自己提出的那些話(huà)題是否能引發(fā)共鳴。
而在交流期間，雙方會(huì )加深了解，并由共同的話(huà)題延伸到其他話(huà)題當中來(lái)，從而更好地轉移到那些重要的問(wèn)題上去。
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③ 接受
所謂“接受”，是指溝通的受眾對象接受交談?wù)叩挠^(guān)點(diǎn)、命令、意見(jiàn)或者建議，經(jīng)過(guò)前面兩個(gè)步驟之后，談話(huà)雙方已經(jīng)比較了解。
在良好的溝通氛圍之下，雙方已經(jīng)建立最基本的信任。
在此種情形之下，對方也會(huì )更容易接受另一方提出的請求或者建議。
④ 行動(dòng)
最后就是“行動(dòng)”，指的是受眾對象接受命令、意見(jiàn)或者建議之后，會(huì )立即采取相關(guān)的行動(dòng)來(lái)踐行自己的任務(wù)，并努力達到預期的目標和滿(mǎn)足對方提出的要求。
這4個(gè)步驟也可以分為三個(gè)階段。
第一階段：溝通雙方只有很少的共同經(jīng)歷，表達方式不相同，立場(chǎng)不一致，很容易產(chǎn)生誤解和矛盾；
第二階段：雙方的了解開(kāi)始不斷加深，彼此愿意談?wù)撘恍┕餐?jīng)歷，表達方式開(kāi)始相互遷就，彼此之間也能相互理解和配合；
第三階段：雙方的共同話(huà)題越來(lái)越多，表達方式開(kāi)始趨于一致，理解和信任程度不斷加深。
在整個(gè)過(guò)程當中，溝通者需要把握一些要點(diǎn)：
?對他人的話(huà)語(yǔ)進(jìn)行正確的回應，贊同的就需要立即表態(tài)，不贊同的不要直接予以否定，可以先進(jìn)行傾聽(tīng)，然后想辦法進(jìn)行進(jìn)一步交流；
? 注意溝通的態(tài)度，不要過(guò)于情緒化，尤其是觀(guān)點(diǎn)不一致時(shí)，一定要尊重別人的觀(guān)點(diǎn)，并保持謙虛的姿態(tài)；
?不要急于把握話(huà)語(yǔ)權，最重要的是注意傾聽(tīng)，盡可能了解他人的觀(guān)點(diǎn)和想法；
?不斷確認溝通的訊息，以此來(lái)明確各自的立場(chǎng)和觀(guān)點(diǎn)，同時(shí)確保重要信息不會(huì )被忽視；
?使用讓人印象深刻的溝通話(huà)語(yǔ)，這樣可以有效吸引他人的注意。
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溝通效率的“4個(gè)準則”
關(guān)于有效溝通，往往可以從不同角度進(jìn)行解讀。
比如語(yǔ)言哲學(xué)家保羅·格萊斯曾經(jīng)提出了一套“合作原理”，在這個(gè)原理中，有4條用于保障溝通效率的基本準則：
① 量的準則
所謂量的準則就是溝通時(shí)要提供所需的信息量，不能過(guò)多，也不能太少。
如果上級提問(wèn)：“你準備如何完成這件事？”而執行者給出的答案是“一切都計劃好了”。
那么，這樣的答案明顯面臨著(zhù)信息量不足的問(wèn)題，無(wú)法完成一次完整的溝通。
因此執行者的回答實(shí)際上違背了量的準則。
對方想知道“星星”的信息，而另一方卻提供了“星辰大海”的信息，不對稱(chēng)的溝通，勢必引發(fā)無(wú)效。
② 關(guān)系準則
這一準則的重點(diǎn)在于，溝通者必須保持敘述內容的相關(guān)性，不能夠隨意改變方向或者主題。
比如，部門(mén)主管問(wèn)道：“這一次的會(huì )議中，經(jīng)理究竟說(shuō)了什么？”
員工回答說(shuō)：“我已經(jīng)呈交了那個(gè)方案。”
在整個(gè)溝通中，雙方的交談完全脫節，根本沒(méi)有太多的聯(lián)系，因此整個(gè)溝通無(wú)疑是失敗的，違反了格萊斯的關(guān)系準則。
③ 方法準則
所謂方法準則就是指，在溝通中盡量避免晦澀難懂的描述和出現歧義。
比如，某員工說(shuō)“三個(gè)部門(mén)的經(jīng)理下達了指令”，這句話(huà)很容易產(chǎn)生歧義。
到底是三個(gè)經(jīng)理參加了會(huì )議，他們分別來(lái)自三個(gè)部門(mén)？還是一個(gè)經(jīng)理來(lái)參加會(huì )議，他身兼三個(gè)部門(mén)的經(jīng)理職務(wù)？亦或是經(jīng)理有很多個(gè)（不止三個(gè)），他們來(lái)自三個(gè)部門(mén)？
很明顯，由于所說(shuō)的話(huà)意思太多，很容易在溝通中引發(fā)誤會(huì )。
在表達時(shí)，不求精煉，但求無(wú)過(guò)，哪怕是稍稍繁瑣一些，也應以表達清楚，不產(chǎn)生歧義為準。
④ 質(zhì)的準則
該準則要求人們在溝通中敘述那些絕對真實(shí)的事物。
比如，老板詢(xún)問(wèn)主管“是否按照要求去基層進(jìn)行調查”，主管什么也沒(méi)有做，為了避免受到責備，于是謊稱(chēng)自己完成了任務(wù)，甚至還偽造了一份調查報告。
這樣的回答其實(shí)就違背了格萊斯第四準則。
要打造一支執行力高效的團隊，有效溝通必不可少，作為員工，有口才是其次，能準確表達和理解才是關(guān)鍵；作為管理者，注重溝通的有效性，是會(huì )管理的一個(gè)重要表現。